Configuración de Odoo 10 para una cafetería venezolana.

Después de instalar Odoo 10, los próximos pasos serían la configuración básica para comenzar a facturar tus productos. Odoo puede usarse tanto para operaciones administrativas complejas como las usadas por empresas manufactureras, como para operar negocios pequeños. Puede configurarse para administrar múltiples empresas o una sola. Así que, usemos un pequeño ejemplo de configuración básica de Odoo, para un hipotético local: «Café Árbol», que desea usar dispositivos «touch» como tablets o teléfonos inteligentes, que se conecten a un servidor central Odoo, para facturar sus productos.

Como indican en su portal: el Punto de Venta de Odoo está integrado con los módulos de Inventario y de Contabilidad. Cualquier transacción con su punto de venta será automáticamente registrado en la gestión de inventario y en la contabilidad.

Un escenario típico de gestión del «Café Árbol«, después que los bienes han sido entregados: se emitirá una factura ó recibo; se recibirá un pago; se cerrará la sesión de pedidos del día,  se comprará y pagará a los proveedores; se conciliarán las transacciones del día, se determinarán ganancias y pérdidas y se depositarán los pagos en el banco.

Para ello debes realizar la configuración de las cuentas del Plan de Cuentas correspondientes, en el momento de crear Productos, Compras, etc. A continuación cómo realizar esta configuración para un ejemplo de venta de un producto en el Café Árbol.

1.- Ingresa a tú instalación local de ODOO.

Si realizaste la 1.- Instalación Empaquetada, no es necesario que reinicies el servidor de ODOO en la cónsola linux con la instrucción: «service odoo start».  Desde un browser (Mozilla, Chrome..), coloca la URL que se indica a continuación, e ingresa como usuario «administrador», en mi caso:

http://127.0.0.1:8069/

2.- Configuración de Módulos .

En el menú:  APLICACIONES, escoge los módulos que necesites. Para nuestro «Café Árbol», escogeremos Instalar, para los siguientes módulos: Contabilidad y Finanzas, Gestión de Compras y Punto de Venta. Se instalarán automáticamente. (gracias a mucho trabajo de programadores, tras bastidores : )

3.- Configuración de tú Compañía.

En el menú:  CONFIGURACION / COMPAÑIAS, edita y coloca los datos de tú compañía. Si escogiste Venezuela, (o el país donde usarás el sistema), en el proceso de instalación, automáticamente se cargarán varios datos por defecto para el país escogido, como: moneda (Bs.), Plan Contable básico, impuestos, etc.  (chévere!)

4.- Configuración de Punto de Venta.

En el menú:  CONFIGURACION / TERMINAL PUNTO DE VENTA, selecciona los datos que se observan en pantalla:

.- Si seleccionas «Import Common drinks..», se precargarán algunos datos de bebidas comunes en productos

.- Si seleccionas en Restaurante: Permitir activar Gestión de Mesa, se activará la posibilidad de configurar tus pisos de atención y la disposición de las mesas.

5.- Configuración de Punto de Venta

5.1.-  Piso.

En el menú:  TERMINAL PUNTO DE VENTA / CONFIGURACION / DISEÑO DE PISO, configura tus pisos o espacios donde ubicarás las mesas de atención:

5.2.- Configuración de Punto de Venta / Pisos / Mesas.

En el menú:  TERMINAL PUNTO DE VENTA / CONFIGURACION / DISEÑO DE PISO / Mesas, configura las mesas y sus sillas.

6.- Configuración de Productos.

En el menú:  TERMINAL PUNTO DE VENTA / PEDIDOS / PRODUCTOS, puedes crear, editar, desactivar los productos que necesites, también puedes pre-cargar productos, ( ver paso 4: Configuración de Punto de Venta ).

6.1.- Para crear el producto, por ejemplo, «Café Caturra 1», selecciona CREAR, y coloca precios de venta y costos.

6.1.- Cargar datos contables de los productos

Cada producto debe tener asignadas: Cuentas de Ingresos y Cuenta de Gastos, para que los asientos contables de realicen de forma correcta por cada transaccion (ventas, compras, transferencia, etc..) . Para este ejemplo creamos las cuentas que se ven a continuación:

7.- Compras:

7.1 Mantenimiento de Proveedores.

Crear, editar, eliminar proveedores y contactos: Menú: COMPRAS – PROVEEDORES

Proveedores, configurar contabilidad.

Verificar que las cuentas por Pagar y Cobrar estén configuradas, en la sección Asientos Contables, del Proveedor

7.2 Facturar a proveedores

Crear, editar, eliminar facturas de proveedores Menú: COMPRAS – CONTROL – FACTURAS DE PROVEEDOR. Al cargar productos, estos traerán automáticamente las cuentas por pagar con las que fueron configurados, cuando se creó el producto.

El proceso de Facturar proveedores, requiere de varios pasos: Crear Pedido en realidad crea una Factura Borrador (paso anterior), luego se debe: Validar Pedido, Registrar Pago, como vemos a continuación:

8.- Ya puedes tomar pedidos.  En el Menú Terminal de Punto de Venta:

8.1.- Comenzar Sesión del día.

En el menú:  TERMINAL PUNTO DE VENTA comienza una nueva sesión de pedidos, que puedes cerrar y pasar a la contabilidad al final del día. Puedes mantener pedidos abiertos para varias mesas, según la configuración de tus pisos, hasta que sean cancelados…

También puedes cerrar y reanudar la misma sesión en cualquier momento:

8.2 Tomar pedidos. Escoger Mesa según Diseño de Piso, (ver 5).

8.3 Tomar pedidos. Seleccionar productos y cantidades…

8.4 Tomar pedidos. Recibir pago del pedido…

8.5 Tomar pedidos. Imprimir recibo de pago…

9.- Contabilidad.

En este ejemplo, asumimos que las cuentas del «Plan de Cuentas», están en 0, sin embargo en un ejercicio real, deberás realizar un Balance Contable, cargar los saldos de todas tus cuentas en la sección de «Asientos Contables» en el Menú: «Contabilidad», antes de empezar a facturar productos. Odoo carga en el proceso de instalación, según cada país seleccionado, el Plan de Cuentas más común; puedes modificarlo según tú necesidad, recuerda no eliminar las cuentas, desactívalas. La mejor ayuda, la de Odoo: documentación de Odoo sobre Contabilidad.

Plan de Cuentas cargado automáticamente en la instalación de Odoo…

Plan de Cuentas, con algunas cuentas agregadas para éste ejemplo:

Activos…

Pasivos…

Creación de Asientos Contables.

9.1.- Cierre de Sesión diaria.

Al final del día o al finalizar el periodo de pedidos, se debe hacer un cierre de pedidos, o cierre de sesión, lo cual permite generar el asiento contable del proceso de Contabilidad con el resumen de todas las transacciones realizadas.:

Seleccionar Cerrar – Confirmar en esquina superior derecha:

9.2.- cerrar sesión del día:

9.3.- Validar y Contabilizar Asientos de cierre, con resumen de todos los pedidos de la sesión:

9.4.- Conciliar y Verificar Movimientos Contables, de las cuentas principales, en Menú: CONTABILIDAD:

Referencias:

.- https://www.odoo.com/documentation/user/10.0/es/accounting.html

.- https://www.odoo.com/documentation/user/10.0/es/accounting/overview/process_overview/customer_invoice.html#reconcile

.- https://odoospain.odoo.com/blog/noticias-odoospain-1/post/contabilizacion-de-compras-y-ventas-con-inventario-permanente-y-desdoblamiento-completo-10

.- https://odooperuerp.wordpress.com/modulo-contable-configurar-cuentas-de-diario/

.- http://prensamat.blogspot.com/2016/12/cafe-el-oro-verde-de-venezuela.html

fin, ya sabes, manda un pantallazo con tú configuración y cuéntame cómo te fue a sparrara@gmail.com

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